thyssenkrupp Materials Business Services GmbH (tkMBS) feiert Geburtstag

Ein Rückblick auf die letzten 5 Jahre:

Die tkMBS hat in Deutschland einen Kundenstamm von 35 tk-internen und -externen Gesellschaften mit einem jährlichen Volumen von ca. 216.000 Entgeltabrechnungen. Monatlich pünktlich sein Entgelt auf dem Konto zu haben bedeutet, dass bei der tkMBS viele Zahnräder ineinandergreifen müssen. Eine Entgeltabrechnung mit allen vor- und nachgelagerten Prozessen durchzuführen, ist eine sehr komplexe Aufgabe und erfordert die reibungslose Zusammenarbeit mehrerer Bereiche.

Von der Behördenkommunikation, über die Berücksichtigung von steuerlichen, sozialversicherungstechnischen und gesetzlichen Vorgaben bis hin zur Verknüpfung von zeitwirtschaftlichen Aspekten, wie zum Beispiel geleistete Schichten. All dies und noch viel mehr steckt hinter einer Entgeltabrechnung. Dies ist ein spannendes und abwechslungsreiches Feld. Es gibt unternehmensbedingte Spezifika wie Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen oder kurzfristige und zeitkritische Anpassungen, die von unseren Mitarbeitenden eine hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität verlangen.

Das Portfolio der tkMBS umfasst aber weitaus mehr als die reine Entgeltabrechnung. Die tkMBS hat einen umfangreichen IT-Bereich, der sich um die Betreuung unterschiedlicher Systeme kümmert.

• SAP P89 (zukünftig S4 HANA): Abrechnungssystem, Zeitwirtschaftssystem

• Fiori: Employee Selfservice/Management Selfservice

• org.manager: Digitale Organigramme

• OTRS: Ticketsystem

• Haufe Zeugnismanager: Zeugniserstellung

• Flowshare: Aufzeichnung von Prozessen/Abläufen

• Microsoft Power Platform: Entwicklungsumgebung für Automatisierung/Dashboards/Apps

• Elektronische Personalakte: Ablage/Beauftragungsweg für die digitalen Personalunterlagen

• Dokumentenerstellungstool: Erstellung von diversen Dokumenten, wie z.B. Entfristung, Befristungsverlängerung und Kündigungsbestätigung

• Reisekostenabrechnung: Abwicklung von Reisekostenabrechnungen

• Und noch weitere

Zudem hat das Thema Projektmanagement bei der tkMBS einen großen Platz. Somit haben wir in den letzten Jahren zahlreiche kleinere und größere Projekte umsetzen können. Kundenprojekte wie z.B. Migrationen, Buchungskreisverschmelzungen, Carve-Outs, die Einrichtung von Sachverhalten, die sich aus Tarif- und Betriebsvereinbarungen ergeben, Konzernprojekte wie Panda, Upgrade unseres Abrechnungssystems auf eine aktuelle Version, Upgrade des OTRS-Ticketsystems, Einführung von Fiori oder den noch laufenden Projekten: Implementierung eines neuen Reisekostenabrechnungstools oder der Umstellung unseres HR-Systems „P89“ auf S4 HANA.

Auf eines unserer Projekte gehen wir gerne einmal näher ein: Microsoft Power Platform. Mit der MS Power Platform entwickeln wir Automatisierungen, Dashboards sowie Apps, die uns bei unserer täglichen Arbeit im HR-Bereich unterstützen. Microsoft Power BI ermöglicht die Entwicklung individueller Dashboards – Bei dieser Entwicklungsumgebungen geht es sowohl um die Darstellung von Kennzahlen als auch um die Anzahl von Mitarbeitenden, Urlaubsrückstellungen, Mitarbeitende in der Probezeit, diverse Kennzahlen zu Abwesenheiten und viele weitere. Aktuell sind wir dabei all unseren Kundengesellschaften ein HR-Dashboard mit über 35 unterschiedlichen Kennzahlen und dynamischen Darstellung zur Verfügung zu stellen, mit dem Ziel relevante HR-Daten per Knopfdruck auswertbar zu machen.

Eine unserer Power Apps ist die „Desk Booking“ App. Diese hat die tkMBS entwickelt, damit unsere Mitarbeitenden komfortabel in Microsoft Teams ihre Sitzplätze am ruhr tech kampus buchen können – der Clou, die Buchung erscheint automatisch im Outlook und man kann in seinem Kalender einsehen, auf welchem Platz man eingebucht ist. Diese App wurde unseren Kunden vorgestellt und die ersten Interessenten haben sich diese App durch uns implementieren lassen. Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, wenden Sie sich gerne an uns.

Seit nunmehr fast fünf Jahren besteht bereits unser Innovation-Lab, kurz „Inno-Lab“ in dem wir uns proaktiv um das Suchen/Finden/Bewerten und schlussendlich um die Einführung von neuer Software kümmern. In regelmäßigen Abständen besprechen wir zusätzlich gemeinsam mit unseren Kunden mögliche „Pain Points“ und erarbeiten dahingehend Lösungen. Beispielsweise Automatisierungen anstoßen, um umständliche manuelle Prozesse durch moderne Lösungen oder Tools abzulösen (z.B.: Einführung des Haufe Zeugnismanagers).

All diese Aufgaben und Themen behandeln sensible Inhalte, nämlich die Personal- und Entgeltdaten unserer Kunden – Daher hat der Bereich Datenschutz und Datensicherheit eine hohe Priorität bei der tkMBS. Wir sind uns hier unserer Verantwortung bewusst und haben unser erarbeitetes Löschkonzept gemeinsam mit dem TÜV Rheinland weiterentwickelt. Darüber hinaus prüfen wir unsere Tools auf Datenschutz/Datensicherheit. Dazu gehört es, alle entsprechenden Datenschutzrechtlichen/Vertraglichen Unterlagen zu prüfen und abzuschießen. All unsere Tools und Prozesse sind in einem Tool aufgenommen und datenschutzrechtlich klassifiziert. Hier erfolgt im jährlichen Turnus ein Review.

In unserem erweiterten Portfoliokatalog unterstützen wir unsere Kunden mit Schulungen, um neues Wissen zu erlangen oder vorhandenes Wissen aufzufrischen. Beispiele: OM-Grundlagenschulung, Tipps & Tricks zum Thema E-Akte, Schulung für Zeitbeauftragte, SAP HCM Basiswissen etc.